安全の確保と効率的な車両の運用には、車両管理業務が欠かせません。しかし「法改正によって担当者の業務負担が大きくなっている」「車両の稼働状況が把握しにくく顧客からの問い合わせ時にスムーズな対応ができない」といった悩みを抱える企業も多いのではないでしょうか。
このような企業の課題を解決し、安全管理の強化と車両運用の最適化を同時に実現するツールが車両管理システムです。
本記事では、車両管理システムの主な機能や導入メリットから自社に合ったシステムの選び方までを詳しく解説します。
監修者コメント
車両管理システムは、入れるだけでは事故を減らしません。効果が出るのは、集めたデータをもとにドライバーと対話し、指導や支援につなげたときです。ただし、データだけで分かった気になるのは禁物です。一つひとつの数字の背後には、その人なりの事情があります。それを聞かずに数字だけで評価すると、相互理解を損ないます。目的とデータの使い方を事前に伝え、「監視」ではなく「安全と仕事を支える道具」にしてください。
車両管理システムとは
車両管理システムは、車両情報や運行状況、ドライバーのアルコールチェック記録、運転データなどを一元管理するシステムです。近年、人手不足に伴う業務効率化や厳格化した法令への対応を目的に、社用車を管理できるシステムを導入する企業が増加しています。また、危険運転や重大事故に関する企業の管理責任を問う風潮が高まっているという背景も影響していると考えられます。
エクセルなどの表計算ソフトや紙による従来の方法での車両管理は、担当者の業務負担が大きいだけでなく、入力ミスや漏れも発生しやすく、アルコールチェック数値の書き換えといったデータの改ざんなども発生しやすくなります。また、車検や自賠責保険、ドライバーの運転免許証の更新期限の抜け漏れに気付きにくいといったデメリットもあります。
車両管理システムはこれらの課題を解消し、法令順守の徹底、業務効率化、安全運転管理の取り組みを後押しします。
車両管理システムを導入する3つのメリット
車両管理システムを導入すると、車両管理業務や安全管理業務の効率化と標準化、稼働率の最大化を実現します。
車両管理システムの導入により主なメリットは以下のとおりです。
1．車両管理業務を効率化できる
白ナンバーの自動車を一定台数以上使用する事業所には道路交通法施行規則によって、運送事業者には貨物自動車運送事業輸送安全規則によって、運転日誌やアルコールチェック等の記録と管理が義務付けられています。
車両管理システムと各種機能を連携させると、車両の発進時間や走行距離、アルコールチェックの記録を自動的に管理することができます。そのため、ドライバーの日報提出の手間や提出された日報をエクセルなどに転記する管理担当者の手間を減らせます。また、法定点検の時期を登録しておくことで、点検期限の前にアラートを通知させ、点検の抜け漏れを防げるなど、管理者とドライバー、双方の業務負担を軽減します。
2．車両の稼働状況を可視化し、運用を最適化できる
車両管理システムは、GPSのデータなどから車両の現在地や走行履歴、稼働時間などを取得し、車両の稼働状況を可視化します。
車両の現在地をリアルタイムで把握できると、急な対応が発生した場合でも近くにいる車両を特定できるため、効率的に配車指示を行えます。また、走行記録の把握によって無駄のない、効率的なルートを選定し、生産性の向上を図ることも可能です。
そのほか、車両ごとの稼働状況の把握は、特定の車両やドライバーに対する負担の偏りの是正も可能にします。配車効率が高まると保有台数の見直しなどによってコスト削減に繋げることもできるでしょう。
3．安全運転管理を強化できる
車載センサーやドライブレコーダーには、急ブレーキや急発進、速度超過、居眠りの兆候などを検知し、ドライバーに警告音で注意を促せるものもあります。さらに、記録されたデータをもとに運転レベルをスコア化すれば、ドライバーの運転時のクセを把握でき、個別の指導により安全面を強化できます。
客観的なデータをもとに、一人ひとりのドライバーに適切な安全指導を行うことは、安全配慮義務の履行にもつながります。また、アルコールチェックや日常点検の結果を確実に記録することは、社会的信用を強めるコンプライアンス体制の証明にもなるでしょう。
車両管理システムの主な機能と種類
車両管理システムの導入メリットをご紹介してきましたが、システムによって搭載されている機能やデータの取得方法、得意な領域は異なります。ここでは、代表的な搭載機能とデータ取得の方法について解説します。
車両管理システムの主な機能
車両管理システムには、車両管理の効率化と安全性の強化を目的とした機能が搭載されています。代表的な機能は、以下のとおりです。
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車両台帳の管理
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日常点検結果の記録と管理
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運転日報の自動作成
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アルコールチェック記録の管理
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車両位置情報の把握・可視化
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利用時間や稼働率の管理
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危険運転の検知と警告
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運転傾向の解析とスコア化
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点検や車検のアラート機能
データを取得するデバイスの種類
車両管理システムには、いくつかの種類があります。代表的なタイプを紹介します。なお、実際の製品では、機能や接続方法が複数のタイプにまたがる場合もあります。
・スマートフォンアプリ型
スマートフォンにアプリをダウンロードし、スマートフォンのGPS機能によって位置情報を取得します。専用機器の購入代、設置費用が不要であるため手軽に導入できる点がメリットです。
・シガーソケット型、OBD-Ⅱポート型
シガーソケットやOBD-Ⅱポートに差し込むタイプです。機器代が安く、設置費用が発生しません。
・ドライブレコーダー型
車載型の機器によって、走行時のデータと映像を同時に取得します。機器代と工事費が発生しますが、危険運転の検知・警告機能も搭載されています。
・デジタルタコグラフ型
デジタルタコグラフが収集したデータをクラウド上の管理システムに記録するタイプです。速度や走行距離など、高精度なデータを取得できます。
目的によって適したシステムは異なる
タイプによって取得できるデータや利用できる機能が異なるため、車両管理システムは導入目的によって選ぶ必要があります。
まず、車両台帳の記録を自動化し、コンプライアンス管理を徹底したい場合などは、手軽に導入できるスマートフォンアプリ型やシガーソケット型がおすすめです。
また、安全運転管理による事故の削減を目的とした場合は、危険運転をリアルタイムで検知でき、事故時の状況も記録できるドライブレコーダー型が適しているでしょう。
さらに、車両管理システムで勤怠や位置情報を管理したい場合などは、確実にデータを取得できるシガーソケット型やOBD-Ⅱポート型がおすすめです。
そのほか、配車の最適化や運行管理を重視する際には、車両ごとの稼働率を可視化できるデジタルタコグラフ型が向いているでしょう。ただし、デジタルタコグラフを搭載していない場合などは、スマートフォンに配送特化型のスマートフォンアプリを利用することも可能です。
車両管理システムの導入費用を左右する3つの要素
車両管理システムを導入するうえでは、機能だけでなく、コスト面も考慮する必要があります。車両管理システムの導入時には、以下の3つのコスト要素が発生します。
1．システムの初期費用・月額利用料
システム導入時には、システム利用のための手数料として、初期費用の負担が発生するケースがあります。また、システム利用中には、月額利用料が必ず発生します。月額利用料の額は、高度なデータを収集するドライブレコーダー型やデジタルタコグラフ型の方が高くなります。これは、データが詳細な分、解析内容も複雑になるためです。
月額利用料は、車両台数によって変わり、一般的には車両数が増えるほど総額は高くなります。加えて、プランによって利用できる機能の幅が異なり、上位プランを選択すると利用できる機能が増える分、月額利用料も高くなります。
2．車載機器・通信にかかる費用
スマートフォンアプリ型以外のデバイスを選択した場合、車載機器の費用が発生します。車載機器は、購入するプランのほか、レンタルできるプランを用意しているケースもあり、どちらを選ぶかによって導入時に負担する費用の額は変わります。
車載機器を購入した場合、初期費用は発生しますが月々のレンタル料は発生しません。反対にレンタルを選択する場合は、初期費用は低く抑えられますが、毎月、レンタル料の負担が必要です。
また、通信費は月額利用料に含まれているケースが多いものの、別途、通信費の負担が発生する場合もあります。
3．機器の取付・保守にかかる費用
ドライブレコーダー型やデジタルタコグラフ型のシステムを導入する場合は、車載機器の取付費用が発生します。スマートフォンアプリ型、シガーソケット型、OBD-Ⅱポート型の場合は、ダウンロードや差し込みをするだけで設定できるため、取付費用は発生しません。
また、クラウド型を利用する場合は、保守・メンテナンス費用は月額料金に含まれるケースが主流です。一方で、自社サーバーで運用するオンプレミス型のシステムを導入した場合は、原則として保守契約の締結と保守費用の負担が必要になります。
自社に合った車両管理システムを選ぶ3つのポイント
車両管理システムの導入にあたっては、何より自社の課題解決につながる機能を利用できるシステムを選ぶことが大切です。加えて、現場における使い勝手の良さも考慮に入れることを忘れないようにしましょう。
1．自社に必要な機能が揃っているか
自社に必要な機能を見極めるためには、はじめに車両管理に関する自社の課題を整理する必要があります。課題が不明瞭な状態で車両管理システムを選ぶと、本来は必要のない機能まで付加し、コストが割高になるおそれが生じます。反対に、システムの導入という事実だけにこだわり、コストを重視して機能を軽視すると、必要な機能を利用できず、自社の課題を解決できないという本末転倒の事態を招く可能性が出てきます。
課題が明確になれば、必要な機能も明確になります。まずは自社が解決すべき課題をもとに必要機能をピックアップし、条件に見合った製品やプランを選択することが大切です。
2．現場のドライバーが使いやすいか
車両管理システムの導入時には、管理担当者だけでなく、システムを利用するドライバーの負担も考慮することが大切です。管理画面は使いやすく、必要なデータを収集できるシステムでも、業務で車両を使用するドライバー側の操作が難しければ、現場に受け入れられない可能性があります。複雑な作業が求められることでドライバーの負担が増えれば、業務効率を向上させることはできません。車両管理システムを導入する際には、現場のドライバーの操作性についても事前に確認しておくことが重要です。
また、位置情報や映像、運転のスコアなどは、ドライバーにとって「常に監視されている」と感じやすいデータです。導入の目的や取得するデータの内容、その使い方（指導に活かすのか、評価や処遇に反映するのか）、閲覧できる人や保存期間などを事前に説明し、ドライバーの理解を得る必要もあります。このステップを省いてしまうと、ドライバーの反発を招いたり、機器の操作が省かれたりして、運用が形骸化するおそれがあります。
3．車載機器との連携や導入後のサポートが充実しているか
ドライブレコーダーやデジタルタコグラフといった車載機やアルコール検知器といった機器との連携のしやすさもシステム選択時には欠かせない視点です。保有している機器との連携が難しいシステムの場合、データの収集や業務効率化に支障が生じるおそれがあります。
また、システム選定時には、機能やコストに注目しがちです。しかし、安心して運用を続けるうえでは、車への取付から初期設定、運用開始後の保守といった、長期的なサポート体制についての確認も欠かせません。
車両管理システムを導入・定着させる3つのポイント
車両管理システムの運用をスムーズに開始し、導入効果を最大化するためには、計画的な取り組みが必要です。ここでは、導入から定着に至るまでに押さえておきたいポイントを紹介します。
1．導入目的と必要な機能を整理する
導入にあたっては、まず、業務効率化や安全運転管理など、システムの運用によって解決が期待できる課題の整理から開始すべきです。導入目的が明確になると、必要な機能の選別精度が高まり、自社のニーズを満たすシステムを選定しやすくなります。
2．一部の車両や拠点でテスト運用する
すべての車両や事業所にシステムを一斉導入すると、万が一、自社の環境や業務フローとのミスマッチが発生した際のリスクが大きくなります。そのため、まずは数台単位でのテスト運用を行い、操作性やデータの取得状況などを確認するとよいでしょう。
システムによっては、トライアル期間を設けているケースもあります。この期間を活用し、本運用の前にテスト運用期間を設けると、全社展開時の運用シミュレーションが可能となり、よりスムーズな導入を実現しやすくなります。
3．社内周知を行い、導入後も運用を見直す
車両管理システムの運用には、現場のドライバーの協力が不可欠であり、事前の周知と理解の獲得が欠かせません。導入時には社内全体に車両管理システム導入の目的を示すとともに、取得するデータの内容とその使い方（指導に活かすのか、評価に反映するのか）、運転日報の自動作成など、導入によって得られるドライバー側のメリットについても分かりやすく説明することが大切です。
また、運用開始後も利用状況や効果を定期的に検証し、現場の意見も取り入れながら、自社に合ったよりよい運用方法へとブラッシュアップしていくとよいでしょう。
自社の課題と車両環境に合ったシステムを選ぼう
車両管理システムは、管理部門と現場の業務効率を高め、コンプライアンス体制の向上や安全管理の徹底、車両運用の最適化による生産性の向上などを実現します。ただし、システム導入効果を高めるためには、機能だけでなく、ドライブレコーダーやデジタルタコグラフといった車載機器との連携や導入後の保守サービスまで、サポート体制を含めた検討が必要です。
東海クラリオンでは、ドライブレコーダーの映像や運転データを活用した車両管理システムを取り扱っています。導入前には1ヶ月程度のトライアル期間も設けており、本導入前に実際の機能や性能をお試しいただくことが可能です。
車両管理システムの導入をご検討の際は、ぜひ、機器の取付から導入後の保守まで一貫したサポートを提供する東海クラリオンまでお気軽にご相談ください。
